Los activos materiales en las empresas se pueden emitir a los empleados para diversos gastos comerciales y operativos. Esto puede ser la compra de artículos de inventario, el pago de los servicios de varias organizaciones de terceros, así como los gastos de viaje. La implementación de dichos fondos debe reflejarse en un documento como un informe de gastos.
Por el momento, existe una forma unificada del informe anticipado: N AO-1, que es aprobado por una resolución especial del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia. Es utilizado por casi todas las personas jurídicas, independientemente del tipo de propiedad a su disposición.
¿Qué es un informe de gastos?
Básicamente, un informe de gastos es un documento de dos caras que suele ser completado por el responsable y la persona en el puesto de contable. Un documento se redacta en una sola copia, ya que para los transportistas, se trata de una forma electrónica y en papel del informe. De acuerdo con la ley, dicho documento no tiene derecho a almacenarse solo en un formulario electrónico, debe imprimirse y luego ser firmado por el gerente, el empleado responsable y el contador.
El documento se envía a más tardar tres días después de la expiración del período por el cual se emitió una cierta cantidad o después de regresar de un viaje de negocios.
Qué cabe en un informe de gastos
En el reverso de este documento se encuentran las columnas 2-4, que indican los detalles principales de los documentos que confirmarán los costos incurridos. Esto puede incluir el número, la fecha y el nombre. La columna número cinco indica el monto de los costos de estas columnas. Hay una sección especial para completar si los fondos se emitieron en moneda extranjera.
El informe anticipado debe ir acompañado de los documentos que se requieren en el formulario. Aquí puede anotar documentos como recibos de venta y efectivo, recibos de efectivo, facturas, así como varios documentos de transporte, como cupones de viaje.
La parte principal del informe la completa el contador. Es importante verificar cuidadosamente toda la información reflejada en el documento. Por ejemplo, si hay un gasto focalizado de recursos materiales, se verifica la disponibilidad de todos los documentos necesarios, así como la alfabetización de su ejecución. Solo entonces el especialista comienza a completar el informe.
Este documento debe tener asignado su propio número y fecha. En el anverso, el contador anota el nombre de la unidad estructural donde trabaja la persona bajo el informe, sus datos personales y el cargo que ocupa.
El contador firma el informe anticipado en el anverso y la persona que debe rendir cuentas del dinero pone una marca en el reverso. Solo después de eso, se entrega el documento al gerente, quien, con su firma, aprobará el informe por el monto especificado, indicándolo en palabras y números.
