La preparación y envío de casos al archivo es una parte integral del flujo de trabajo. Su registro comienza en la organización desde el momento en que se archivan los documentos, y finaliza con la transferencia al archivo al final del año calendario o períodos de almacenamiento. En algunos casos, los archivos se conservan durante más de un año. Estos incluyen, por ejemplo, documentos relacionados con registros de personal.
Instrucciones
Paso 1
Para que el procedimiento para archivar casos en el archivo no lleve mucho tiempo, debe seguir las reglas para su registro durante el flujo de trabajo actual. Al transferir los casos al archivo para su almacenamiento permanente o temporal, debe coser documentos, numerar hojas, redactar una inscripción final, si así lo prevén las instrucciones de trabajo, y también elaborar un inventario interno.
Paso 2
Al mismo tiempo, el nombre de la organización o empresa, el índice de acuerdo con la nomenclatura de casos, la fecha de apertura y cierre del caso, así como el período de almacenamiento se indican en la portada del expediente que se entrega. al archivo.
Paso 3
Los documentos que se van a archivar se archivan en una carpeta de tapa dura separada. Si el documento tiene un valor particular, por regla general, no se borda, sino que se coloca en un archivo o sobre y se adjunta al estuche. Al final de la caja cosida y numerada, se coloca una hoja de certificación y, al principio, un inventario interno. En este caso, el grosor de la caja no debe exceder los 40 mm y el número de hojas no debe exceder las 250.
Paso 4
Para los casos que se almacenan en el archivo de forma permanente, así como temporalmente, pero no menos de 10 años, se elabora un inventario para transferir los casos al archivo. Al mismo tiempo, se elabora un inventario separado para los documentos relacionados con los registros de personal. En él se ingresan los nombres de los casos, a cada uno de los cuales se le asigna un número de serie, y también se indica un código de nomenclatura. Los inventarios se realizan por duplicado si los archivos permanecen en el archivo de la organización. Si los archivos se van a transferir a los archivos estatales, debe haber cuatro copias.
Paso 5
Los casos que están sujetos a almacenamiento después de su finalización durante menos de 10 años pueden archivarse a discreción de la administración de la organización. La necesidad de presentar casos dependerá de la carga de trabajo del archivo, la frecuencia de acceso a documentos antiguos, etc.
