Los documentos bancarios se almacenan por tipo en carpetas separadas y, con mayor frecuencia, en orden cronológico. La selección la realiza el empleado responsable de la formación de la documentación. Una comisión especial se ocupa de la destrucción de documentos vencidos.
El almacenamiento de los documentos bancarios se lleva a cabo tanto por los propios bancos como por las organizaciones que mantienen las cuentas. El orden de almacenamiento en una institución puede diferir ligeramente del orden de almacenamiento en otra.
¿Cómo se almacenan los documentos bancarios en las organizaciones?
Los documentos del banco que se encuentran en la organización confirman la realización de transacciones monetarias y se reflejan en los registros contables. El lugar de su almacenamiento es el departamento de contabilidad, cuyos empleados pueden dividir todos los papeles por tipo en carpetas separadas en el contexto de cuentas y bancos. Si una empresa tiene varias cuentas corrientes, se crea una carpeta separada para cada una, si es una cuenta de moneda, la moneda de la cuenta se indica en la portada y el lomo. El orden cronológico se utiliza para registrar los extractos de cada cuenta. Cada estado de cuenta tiene una carpeta que consta de documentos de pago y justificaciones de pago para cada día de transacción.
Se crea una carpeta separada para las facturas pagadas. Los documentos de control de divisas se almacenan en carpetas separadas, donde puede encontrar toda la información sobre cómo trabajar con cuentas de divisas. Estamos hablando de pasaportes de transacciones, certificados de confirmación de trabajos o servicios realizados, certificados de transacciones de cambio de divisas y otros. Si el volumen de documentación es pequeño, habrá suficientes registros que indiquen el número de documento, monto y fecha.
Cómo se almacenan los documentos en los bancos comerciales
Estas instituciones almacenan documentos que confirman las actividades financieras y económicas del banco y documentos de liquidación y pago de los clientes. La responsabilidad por ellos recae en el gerente y el jefe de contabilidad. Tanto los documentos en papel como los electrónicos están sujetos a almacenamiento. Los de papel se guardan en una instalación de almacenamiento especial, para cuyo acceso es necesario obtener un permiso especial. El permiso debe estar firmado por el jefe de contabilidad o su adjunto.
El archivo de la documentación conmemorativa se realiza diariamente, para ello se configura una carpeta separada, en la que también se almacenan los documentos en orden cronológico. La selección la lleva a cabo un empleado que es responsable de la correcta formación de la documentación financiera. Otras carpetas consisten en documentos financieros en efectivo y documentos que reflejan información sobre los depósitos de los clientes. Los documentos que contienen información sobre operaciones con metales preciosos se archivan en carpetas separadas.
La necesidad de colocar ciertos tipos de documentos en diferentes carpetas se debe al hecho de que cada papel tiene su propia vida útil. Esto también se aplica al almacenamiento de documentos en formato electrónico. Para la destrucción de documentos con un período de almacenamiento vencido, se reúne una comisión especial, cuyos miembros revisan cada documento y luego completan un acto especial, que confirma que los documentos con un período de almacenamiento vencido fueron destruidos.
