Las condiciones de almacenamiento de los contratos celebrados por la empresa no están reguladas por los estándares y normas de la industria, por lo que a menudo surge la pregunta de cómo evitar su pérdida y organizar el almacenamiento y la contabilidad correctos. La solución más razonable a este problema sería la emisión de un acto social de una empresa en particular, que estipulará el procedimiento para la preparación, conclusión y almacenamiento de estos documentos.
Instrucciones
Paso 1
Si su empresa trabaja mucho con organizaciones de terceros y el número de contratos celebrados es importante, entonces tiene sentido confiar su almacenamiento a la oficina o al departamento de oficina. Esto es bastante conveniente, ya que es en la oficina donde se registran todos los documentos firmados por el jefe y enviados por los contratistas. Después del registro del contrato ejecutado, los empleados de la oficina deben realizar la cantidad requerida de copias y distribuirlas a los ejecutores responsables, y guardar los originales de los documentos en un lugar especialmente designado.
Paso 2
Si su empresa es pequeña y no tiene un departamento de oficina, así como un empleado responsable, entonces los contratos importantes pero que rara vez se utilizan, por ejemplo, para el alquiler o la compra de bienes raíces, tiene sentido mantenerse en el departamento legal junto con los documentos constitutivos y legales de la empresa. El departamento de contabilidad, que realiza los cálculos sobre ellos, debe proporcionar copias de estos contratos. En el mismo lugar, en el departamento de contabilidad, tienda y contratos para el suministro, servicios y ejecución de obra como uno de los tipos de documentación contable primaria, requiriendo control de liquidaciones, plazos de pago o pagos periódicos constantes (facturas de servicios públicos, comunicaciones).
Paso 3
En todo caso, todos los contratos deben tener un registro interno propio, y a cada uno de ellos se le debe asignar un número por el cual se inscribirá en el registro electrónico de contratos. Este registro se puede realizar en hojas de cálculo de Excel. Además de la revista electrónica, es necesario llevar un registro en papel de la emisión de estos acuerdos, que reflejará cuándo ya quién de los ejecutores responsables se entregó el original del acuerdo. Este diario debe contener campos para la firma del albacea responsable, confirmando el hecho de recibo y entrega del contrato para custodia.
Paso 4
Describir el procedimiento para trabajar con contratos en el Reglamento sobre el procedimiento de preparación, celebración y almacenamiento de contratos y aprobarlo por el titular de la empresa.
