La documentación empresarial debe mantenerse en orden. Para que sea más fácil encontrar el contrato necesario para el suministro de bienes entre otros documentos comerciales, vale la pena crear un estante o carpeta separada para ellos. Pero no solo. Los contratos en sí también deben simplificarse.
Instrucciones
Paso 1
Recopile todos los contratos que desee ordenar y evalúelos. Preste atención a la frecuencia con la que se concluyen y con qué socios. Esto le ayudará a elegir cómo clasificar los documentos.
Paso 2
Si hay muchos socios, el método de solicitar contratos antes de la fecha de su celebración es más adecuado. En el caso de que, durante un período prolongado, se celebren contratos con las mismas empresas, pueden agruparse en una categoría separada (carpeta) por contrapartes. Y en algunos casos, basta con organizar los contratos en orden alfabético por los nombres de las empresas asociadas.
Paso 3
Independientemente del método que elija, tenga en cuenta que las carpetas voluminosas son muy incómodas de usar. Revise los contratos y elimine los que hayan vencido de la pila general. Crea una carpeta separada para ellos. La mayoría de las veces, estos contratos solo se abordan de vez en cuando; no son necesarios en el trabajo diario.
Paso 4
Al organizar los contratos en orden cronológico, adhiérase a los principios generales de mantenimiento y almacenamiento de registros. En esas carpetas que se utilizan con frecuencia, los contratos celebrados recientemente se ubican en la parte superior. A continuación se muestran documentos con una fecha de creación anterior. Al archivar en el archivo, por el contrario, el primero debe estar en la parte superior y el contrato concluido más reciente debe estar debajo.
Paso 5
Utilice marcadores, etiquetas, marcadores y otros artículos de papelería para separar visualmente una categoría de otra. Asegúrese de que dichos delimitadores estén claramente visibles en la carpeta. Esto facilitará enormemente la búsqueda de los documentos requeridos.
Paso 6
Después de que todos los contratos para el suministro de bienes se coloquen en una carpeta de manera adecuada, asegúrese de elaborar un registro de documentos. Ponlo en la portada o ponlo en una carpeta encima de todos los contratos. Deje líneas en blanco en el registro. Al invertir un nuevo contrato, ingrese información sobre él en el registro.
