Trabajo de oficina: trabaje con documentos y soporte de documentación para la administración en esta organización en particular, regulada por GOST R 51141-98 "Trabajo de oficina y negocios de archivo. Términos y definiciones". La organización del trabajo de oficina es la organización del registro, almacenamiento y uso de documentos entrantes, salientes e internos en las actividades actuales de la empresa.
Instrucciones
Paso 1
Al organizar el trabajo de oficina, decida si su empresa, organización, divisiones o sucursales geográficamente remotas, tiene en cuenta este hecho y proporciona un mecanismo de interacción con estas divisiones. El sistema de trabajo de oficina en ellos debe ser idéntico al de la oficina central para evitar problemas durante el registro y el papeleo.
Paso 2
Piense en cuál de las formas de trabajo de oficina existentes utilizará: centralizado, mixto o descentralizado. Su elección está determinada por la estructura de la empresa (si tiene subdivisiones geográficamente remotas) y el equipo técnico del servicio de administración de la oficina. Si este servicio es pequeño y no se proporciona técnicamente, parte de sus funciones se transfiere a las subdivisiones. En este caso, se realiza un trabajo de oficina mixto. En el caso de que este servicio esté equipado con todo el personal, hardware y software necesarios, entonces esta forma de mantenimiento de registros será centralizada.
Paso 3
En cada unidad estructural, seleccione una unidad de personal especial que realizará el trabajo de oficina. Si esto no es posible, designe a otro empleado que combine el desempeño de sus principales tareas laborales con la función de un empleado.
Paso 4
Determine el número y nomenclatura de casos, que incluirá todos los documentos entrantes, salientes e internos. Si se trata de documentos de una organización superior (matriz), se envían al director para su consideración; Los documentos de las organizaciones subordinadas deben presentarse para su consideración al subdirector a cargo del trabajo con ellas. En consecuencia, los llamamientos ciudadanos se dirigen al diputado a quien se le confía la responsabilidad de trabajar con la población.
Paso 5
Una vez identificado el círculo de corresponsales, cree un clasificador mediante el cual pueda determinar inmediatamente a qué grupo de corresponsales pertenece este documento. Por ejemplo, para agencias gubernamentales, asigne el código 01, para cartas de una organización superior - código 02, para proveedores - código 03, para clientes - código 04, etc. Esto ayudará a agilizar el flujo de documentos dentro de la organización.
Paso 6
Determine de qué forma se llevará a cabo la circulación del documento: en una revista o tarjeta. Ambas formas se implementan en programas especiales para la gestión de documentos electrónicos. Si aún no puede comprar un programa de este tipo, utilice diarios de registro de documentos electrónicos, que se pueden redactar en Excel.
