Cualquier documento basado en el recibo de dinero requiere que se complete el formulario correcto. Si la organización proporcionó al empleado fondos para cualquier necesidad, entonces es necesario informarles completando un informe anticipado.
Quién debe completar la declaración anticipada
El director no puede dar dinero a la organización a ningún empleado así. Inicialmente, se debe determinar una lista de empleados que son elegibles para recibir fondos por adelantado con un informe posterior. Para ello es necesario redactar y emitir un pedido especial.
Si un subordinado necesita fondos para llevar a cabo algún negocio, debe proporcionar al director una declaración de forma libre. Es imperativo indicar la cantidad requerida y la finalidad para la que se solicita el dinero. Si el director está de acuerdo con la declaración, entonces él personalmente firma la declaración e indica cuánto permite tomar fondos y por cuánto tiempo.
Es importante señalar que solo se puede emitir efectivo a un empleado que ya haya informado en su totalidad de todos los montos recibidos anteriormente.
A veces, un empleado puede necesitar un poder, que debe ser emitido en nombre de la organización de acuerdo con el modelo establecido No. M-2 o No. M-2a. Estos formularios fueron aprobados en 1997 mediante un decreto del Servicio de Estadística del Estado Federal de la Federación de Rusia.
Para el dinero gastado, que se emitió en el departamento de contabilidad de la organización, el empleado debe informar. Existe un plazo determinado en el que debe completar y enviar un informe de gastos. Son 3 días desde el final del período especificado por el jefe de la organización en el formulario de solicitud.
Si se proporcionaron fondos al empleado para las necesidades de viaje, entonces debe contabilizarlos en los próximos 3 días hábiles después de regresar de un viaje de negocios.
Cómo se confirma el gasto para un informe de gastos
Si al empleado le queda dinero, no podrá devolverlo al cajero así. Primero, debe recopilar todos los documentos que confirmen que el dinero se gastó exactamente para las necesidades para las que se proporcionó. Estos pueden ser recibos de venta y efectivo, boletos de viaje, recibos, actos y otras formas de informes estrictos.
Después de recibir cada uno de estos documentos, es imperativo verificar si la fecha, el monto y los detalles son legibles.
El empleado deberá enviar todos los documentos al departamento de contabilidad.
¿Qué sucede si el informe de gastos se completa incorrectamente?
Si el empleado completó incorrectamente o no proporcionó un informe anticipado dentro de los 3 días, la autoridad supervisora considerará los fondos recibidos como ingresos, sobre los cuales será necesario calcular la prima del seguro y el impuesto sobre la renta personal. Si más tarde el empleado todavía proporciona todos los documentos necesarios y un informe, entonces el contador deberá hacer un nuevo cálculo.
Un empleado autorizado de la organización puede retener la cantidad, cuyo informe no se presentó, del salario del empleado.
Reglas básicas para la elaboración de un informe previo
Las siguientes reglas están en el centro de la provisión de un informe de gastos:
- El informe anticipado debe estar respaldado por documentos que confirmen los montos gastados.
- Los documentos deben presentarse a más tardar 3 días hábiles después de la finalización del viaje de negocios, el período especificado por el gerente o desde el momento de ir al trabajo después de una enfermedad o vacaciones.
- Se redacta un informe en un formulario especial No. AO-1. También se permite utilizar la forma de un informe previo, que es aprobado por el jefe de la organización.
- Solo el gerente debe ser responsable de aprobar el informe de gastos.
- El informe anticipado lo completa el empleado que gastó el dinero. Además, un contador debe ingresar cierta información.
Los siguientes datos deben indicarse en el informe anticipado:
- Información sobre la empresa que emitió el dinero al empleado.
- Datos sobre el empleado que recibió fondos de la organización.
- El propósito por el cual necesita proporcionar dinero a un empleado de la empresa.
- Monto.
- Datos de todos los gastos con confirmación.
- Saldo de fondos, si lo hubiera.
Al final, las firmas son puestas por el empleado y los empleados del departamento de contabilidad, quienes emitieron el dinero y recibieron el resto.
No es necesario poner ningún sello en el estado de cuenta por adelantado. Esto se debe a que el documento es interno. Y no va más allá de la organización. Además, desde 2016, todas las personas jurídicas, y no solo los empresarios individuales, tienen todo el derecho a no endosar sus documentos con sus sellos y precintos.
El informe se completa en una sola copia. Es parte de la documentación principal y no debe cometer errores en su diseño. Si por alguna razón no fue posible evitar borrones o llenado incorrecto, entonces es mejor tomar un nuevo formulario y completarlo de una manera nueva.
Cómo completar un informe de gastos
Parece que un documento tan importante para la circulación interna debería ser muy difícil de completar. Pero esto es fundamentalmente incorrecto. Después de completarlo por primera vez, no debería haber dificultades más adelante si necesita volver a llenarlo.
Los datos deben ser ingresados por el empleado en el siguiente orden:
- Usando los datos de registro de la organización, se ingresan el código OKPO y el nombre completo de la empresa.
- En las columnas contiguas a la inscripción "Informe anticipado" es necesario anotar el número del documento y la fecha de su elaboración.
- A la derecha, es imperativo dejar un poco de espacio libre y vacío. Será necesario para los registros del jefe de la organización: el monto en palabras, la fecha de aprobación del informe y la firma.
- A continuación, toda la línea contiene información sobre el empleado que recibió el dinero por adelantado. Es necesario indicar en qué unidad estructural trabaja, su apellido, nombre, patronímico y cargo. También se indica el número de personal del empleado y por qué se necesitaba el anticipo.
Con esto concluye la primera parte del informe de gastos. Además, el formulario contiene dos tablas. Uno de ellos también lo completa el empleado que recibió los fondos. Debe ingresar el monto total del anticipo y la moneda en la que se emitió. El monto del saldo o gasto excesivo debe indicarse a continuación.
La segunda tabla se completa en el departamento de contabilidad por un especialista autorizado. Debe contener datos sobre cuentas contables, subcuentas y fondos que pasan por ellas. Se debe indicar el código de transacción y los montos exactos.
Debajo de las tablas, es necesario indicar cuántos documentos se adjuntan al informe y cuántas páginas contienen estos documentos.
Después de completar todas las columnas, el jefe de contabilidad debe verificar los documentos. De acuerdo al resultado, deberá indicar el monto a reportar en una línea especial para esto.
A continuación, el contador y el jefe de contabilidad deben estar firmados con su expediente académico. Además, un empleado del departamento de contabilidad debe indicar el monto del saldo o recálculo y el número de la orden de efectivo, a través del cual pasó este monto. El cajero que recibió el saldo o emitió una cantidad idéntica al gasto excesivo también debe firmar el estado de cuenta del anticipo.
La siguiente parte del informe financiero es negociable. Debe contener toda la información necesaria sobre los documentos, que confirmen el hecho de que los fondos se gastaron en las necesidades solicitadas. En esta parte, debe ingresar los siguientes datos:
- Detalles de cada organización que emitió el documento.
- Fecha de emisión.
- Nombre.
- La cantidad exacta de dinero gastada.
- El número de recuento por el que se contabilizó el importe indicado en el documento.
El empleado debe firmar su firma debajo de la mesa en una línea especial. Por lo tanto, confirmará la exactitud de la información especificada.
La parte final del informe de gastos es la parte de corte. Tiene un recibo del contador, que llena después de recibir los documentos del empleado que confirman el dinero gastado. En la parte desprendible, es necesario indicar:
- Información sobre el empleado (nombre completo).
- Número de informe y fecha de emisión.
- El monto en palabras que se le entregó al empleado.
- Número de documentos de informes que demuestren los costos.
Después de eso, el contable pone la fecha y la firma. La parte desmontable debe ser entregada al empleado como prueba de los datos recibidos.
