Muchas empresas, independientemente de su forma de propiedad, preparan anualmente informes públicos sobre los resultados de las actividades anuales. Estos documentos sirven como fuente de información para el público en general, y al mismo tiempo, son evidencia visible de la efectividad o ineficiencia de la organización.
La decisión de la junta de accionistas sobre el destino futuro de la empresa, valoración pública de las actividades de la organización, etc., puede depender de lo bien que se elabore el informe anual, es decir, de una unidad especializada o estructural que desarrolle el informe anual. Debe ser consciente de que no solo la reputación depende de la calidad del documento final, sino también del mayor desarrollo de la empresa.
A menudo, la tarea de preparar el informe anual recae en el departamento de análisis u otra unidad estructural que lleva a cabo las funciones de recopilar información sobre las actividades de toda la empresa para el período anual.
Dependiendo del tipo de actividad de la organización y la naturaleza de la audiencia a la que están destinados los documentos, el informe puede sustentarse en el estilo de documentos internos o información pública para una amplia gama de lectores. Se sigue el estilo de documentación interna para los informes presentados al personal fundador y accionistas de la empresa. En este caso, en el informe se presta más atención al desempeño financiero, la eficiencia económica y el desempeño en el logro de los objetivos clave descritos en el plan.
Para un informe público, que, por regla general, se publica en el sitio web oficial para su visualización pública, se requiere una descripción más detallada de las actividades de la organización, sus tareas y misión. Parte de la información proporcionada requiere una explicación detallada, para lo cual se está preparando una sección separada. Como regla general, los servicios analíticos participan en el desarrollo de un informe público en estrecha cooperación con especialistas en relaciones públicas, quienes tienen la oportunidad de corregir la información según su importancia.
Independientemente de la naturaleza de la audiencia de destino del informe, cualquier documento final está claramente agrupado en secciones. En la primera sección, por regla general, se dan las tareas que se establecieron ante la organización y los resultados para su logro. Los siguientes son los resultados financieros del año y los resultados de producción.
La sección final, por regla general, son las actividades sociales de la empresa. Por regla general, esta información está contenida en un informe público, que proporciona los resultados de la política de orientación social de la empresa. Como materiales para su inclusión en el informe, se toma información sobre la adjudicación de representantes de la organización por altos méritos en el ámbito del apoyo social, los resultados de actividades benéficas, etc.
Cabe recordar que a la hora de seleccionar información a reflejar en el informe, es necesario preservar la objetividad de la información proporcionada. Esta regla debe observarse incluso si los resultados de las actividades de la empresa en ciertos indicadores están lejos de ser ideales o indican un desempeño insuficiente. Hablando de esto, el informe debe reflejar las posibles razones que llevaron a tales resultados, así como fijar la atención de la audiencia en la firme intención de eliminar el problema en el futuro.
