Es bien sabido que la información visual es más fácil de percibir y recordar mejor que la información textual o sonora. Así es como funciona el cerebro humano: una imagen atractiva y comprensible puede eclipsar cualquier frase vívida incluso del orador más carismático. Es por eso que la presentación le permite hacer que el discurso sea memorable y que la audiencia sea más receptiva a la información. Para lograr la máxima eficiencia, solo necesita seguir reglas simples para crear una presentación efectiva.
Regla 1. La creación de una presentación comienza con la elaboración de la estructura
Una etapa importante en la creación de cualquier presentación es la elaboración de la estructura. Debe ser lógico y coincidir exactamente con el curso de la actuación.
Al elaborar la estructura de su presentación, recuerde que el público objetivo debe ser el punto de apoyo de las diapositivas y su secuencia. La elección de imágenes visuales depende del grado de preparación, nivel de educación, interés y sesgo de la audiencia.
No existe una estructura de presentación genérica, aunque se deben seguir las siguientes reglas básicas:
- diapositiva de título: refleja el tema del discurso, información sobre el orador, su cargo y, si es necesario, el nombre del evento;
- contenido de la diapositiva: utilizado en presentaciones grandes divididas en capítulos, útil para navegar por la audiencia y el presentador;
- diapositivas semánticas: son el núcleo de la presentación, la cronología ideal para las diapositivas semánticas, de general a específica;
- diapositiva de cierre: contiene los datos de contacto del hablante.
Al crear una estructura de presentación, la carga principal recae en el desarrollo de diapositivas semánticas. En esta etapa, es importante comprender qué imagen es mejor para ilustrar tal o cual pensamiento. Si hay números importantes en el discurso, esta es una excusa para llevarlos a la diapositiva, lo que permitirá que la audiencia se concentre en la información. En el caso de que se proporcionen estadísticas y se comparen los valores, la información se verá idealmente como una barra o un gráfico circular. Si es necesario reflejar el proceso en el tiempo, deje que la información se presente en forma de línea de tiempo con cifras o hechos.
La información presentada en forma de tales imágenes es intuitiva, lo que permite a los oyentes percibirla más rápidamente.
Regla 2. Presentación eficaz: presentación breve
Después de descomponer el tema del discurso en imágenes visuales, debe pasar a la etapa más dolorosa: la eliminación de diapositivas innecesarias.
En este trabajo, debe recordarse que la mayor atención de la audiencia recae en los primeros 15 minutos del discurso. Todas las diapositivas que encajen en este período de tiempo deben ser lo más significativas posible. En promedio, una presentación de 40 minutos contiene de 15 a 20 diapositivas. Más diapositivas solo pueden cansar a la audiencia y afectar negativamente la sensación general de la presentación.
Cuando trabaje en la clasificación, debe estar preparado para donar diapositivas como:
- Diapositivas hermosas, pero no informativas: esta categoría debe incluir gráficos y diagramas masivos ponderados con pequeños detalles;
- Citas extensas: como regla general, la presentación no puede contener más de una cita brillante y precisa;
- Hermosas fotografías de varias capas que no están respaldadas por el discurso del orador: con tales diapositivas, el orador simplemente abusa de la atención y el tiempo de los oyentes, por lo que deben descartarse.
Regla 3. Las imágenes son más importantes que el texto
Una presentación es un producto que debe constar de imágenes visuales no menos del 75%. Y aquí el arsenal no se limita de ninguna manera a soluciones de Power Point de plantilla como SmartArt y diagramas de flujo primitivos. Pero también es necesario elegir sabiamente los elementos visuales.
- Los gráficos son mejores que las tablas. Las mesas tienen un estilo clerical distintivo. A menudo comienzan con una columna llamada "No", seguida de columnas de gran tamaño llenas de texto pequeño. Pero a menudo puede alejarse de dicha presentación documental con la ayuda de diagramas, que la audiencia percibe mejor.
- Las fotos son mejores que los dibujos. La presentación de complejos turísticos en Egipto no puede prescindir de fotografías de alta calidad de la Esfinge, y la historia del nuevo menú de un restaurante de moda no se puede imaginar sin imágenes jugosas de los propios platos. Siguiendo esta regla, siempre que sea posible, es mejor utilizar fotografías en lugar de imágenes prediseñadas.
- Los iconos son mejores que el texto. Siempre que sea posible, es mejor utilizar iconos y otras imágenes. Es importante que se comprendan con precisión y no generen ambigüedad. Siguiendo esta regla, los logotipos, los escudos de las ciudades y las banderas de los estados son mejores que el texto.
Regla 4. Una diapositiva, un pensamiento
A menudo, durante las presentaciones, los oyentes toman fotografías de las diapositivas que se muestran en la pantalla. Muchos oradores se sienten halagados por esto. ¡Pero en vano! A menudo, el oyente toma una foto de la diapositiva, no porque le haya gustado la idea, y no para una publicación en las redes sociales. Es solo que el contenido semántico de la diapositiva es tan rico que es imposible comprenderlo durante una breve demostración. La foto no se toma como recuerdo, sino como tarea.
Para evitar esto, basta con seguir la regla: solo puede haber un pensamiento en una diapositiva. No debe aprovechar las presentaciones para que sea lo más fácil posible para el presentador. En las diapositivas solo se deben mostrar las cifras, los hechos y los textos más importantes. Todo lo demás debe expresarse con palabras u omitirse por completo.
También debe tener cuidado con las diapositivas que son completamente de texto. Incluso si corresponden a la regla y contienen solo un pensamiento, no debe haber más de 15 palabras por diapositiva. Además, los expertos recomiendan utilizar la fuente más grande posible para que incluso las últimas filas puedan ver el contenido.
Regla 5. Los colores son primarios
Existe la idea errónea de que una presentación debe ser necesariamente brillante. Al elegir colores brillantes de la paleta, a menudo es difícil combinarlos hábilmente. En este sentido, los expertos recomiendan que una diapositiva no contenga más de 3 colores. Lo ideal es seguir esta regla a lo largo de tu presentación.
Es importante recordar que la presentación debe ser estéticamente agradable, por lo que es mejor utilizar una tabla de combinación de colores que se pueda encontrar fácilmente en Internet.
Lo más difícil de seguir es la regla de los 3 colores al crear gráficos con varias categorías. Por un lado, deben estar coloreados para que se diferencien entre sí, por otro lado, también hay un fondo, un logotipo y otros elementos de color. Puedes resolver el problema con sombras. Los valores más grandes se pueden teñir con colores intensos, los más pequeños con colores más pálidos, etc.
Regla 6. Opinión del exterior
Una opinión competente del exterior ayudará a comprender la eficacia de la presentación. Antes de la presentación, basta con mostrar las diapositivas a la persona que más se parezca a la imagen promedio de un espectador típico. Es decir, debe tener aproximadamente el mismo nivel de conciencia en el tema de la presentación que la futura audiencia del discurso.
Es mejor confiar en la opinión de dicha persona con la enmienda de que la presentación se le proporciona sin sonido.
Dicha persona deberá hacer las siguientes preguntas. ¿Las diapositivas se explicarán por sí mismas? ¿Qué diapositivas son las más comprensibles y cuáles plantearán preguntas?
La información recopilada le permitirá realizar ajustes finales en las diapositivas antes de la demostración. Es especialmente importante obtener comentarios preliminares en caso de que se utilicen gráficos atípicos, por ejemplo, gráficos matriciales.
