La participación en exposiciones y ferias es un mecanismo importante para promover un producto o servicio de cualquier organización en el mercado. Es por eso que la preparación para la participación debe llevarse a cabo de una manera de especial importancia. No hay bagatelas en esta actividad, porque cualquier detalle expuesto a amplios círculos de público puede tener resultados tanto positivos como negativos.
Por regla general, la organización de la presentación de la empresa en las exposiciones recae sobre los hombros de los departamentos de relaciones públicas, los centros de prensa y otras divisiones estructurales implicadas en las actividades de exposiciones y ferias. Si no existen tales reservas laborales, entonces toda la empresa está involucrada en la organización, desde la gerencia hasta el personal de la oficina.
En gran medida, la presentación de una empresa depende de la naturaleza de la exposición. Los eventos de la industria, por regla general, reúnen figuras de un área de negocio determinada: comercio, construcción, actividad científica, etc. Por lo tanto, la empresa debe estar preparada para ver los logros de sus socios y competidores en los stands vecinos. La frecuencia de la exposición también influye en el diseño del stand. Para eventos anuales, es inaceptable utilizar materiales de presentación obsoletos desarrollados sobre la base de información irrelevante.
El proceso de preparación de la exposición comienza varios meses antes de su inicio. El primer paso para crear un material de presentación es redactar un concepto. Este plan de participación esquemático incluye una lista de materiales de presentación: stands, pancartas, productos de video y audio, folletos y otros folletos. El archivo de participación en la exposición, que es recopilado por los departamentos de relaciones públicas, permitirá preparar la cantidad óptima de material. Al mismo tiempo, se aprueba la estimación de costos para la producción de materiales de presentación.
En esta etapa, es importante identificar las fortalezas de la empresa, es decir su producto o servicio. Las ventajas competitivas deben comunicarse claramente a los consumidores potenciales a través de materiales de presentación: folletos, carteles, videoclips. No debemos olvidarnos de las instalaciones especiales de stands que se pueden realizar a petición del cliente - un modelo de nuevos equipos o un panorama visual de los materiales que se fabrican. Si una empresa produce platos irrompibles, entonces en una exposición especializada sería apropiado demostrar la calidad del producto, dando a cualquiera la oportunidad de intentar dañar el producto.
Además, sería éticamente correcto prever la posibilidad de una larga conversación entre un visitante interesado de la exposición y un representante de la empresa. Se debe instalar un bloque con notas y bolígrafos en el stand para que cualquiera pueda tomar notas en el transcurso de la obtención de la información necesaria. Es deseable que estos accesorios estén marcados con el logo de la empresa.
El segundo paso es elaborar opciones de borrador para las pancartas y las instalaciones de los stands. Como regla general, esto se hace utilizando un esquema de color, fuente y logotipo corporativos. Los tamaños de todos los stands se fabrican o compran teniendo en cuenta el tamaño de la celda de presentación.
La siguiente etapa es la selección del personal para trabajar en el stand. A menudo, la presentación la realizan los empleados de la empresa. Una ventaja importante de este enfoque es que los especialistas pueden informar de manera competente sobre las actividades de la organización y, si es necesario, responder a las preguntas que puedan tener los visitantes de la exposición. Se pueden contratar empleados adicionales para participar en la presentación como extras para distribuir folletos, completar cuestionarios, etc.
La efectividad de la participación está determinada por un simple cálculo del volumen de asociaciones establecidas. Cuanto mayor sea el interés de los visitantes de la exposición por el diseño de la presentación, mayor será el efecto de la participación de la empresa en el evento. Por tanto, es mejor que la solicitud de participación en la exposición se presente como una de las primeras, para que el participante tenga la primera oportunidad de elegir la ubicación del stand. Además, no debe rechazar las ofertas de los organizadores de la exposición para actuar como un socio especial del evento. Esta ventaja aumentará el número de rotaciones del nombre de la organización durante la exposición y también tendrá un efecto positivo en la imagen de la empresa.
