Una oficina privada o una organización gubernamental, ante la necesidad de mudarse, se ve obligada a resolver problemas con el movimiento de una gran cantidad de muebles, equipos y tecnología acumulados durante la operación. Es imperativo que todos los elementos se muevan de forma ordenada sin sufrir daños. Por lo tanto, es necesario organizar adecuadamente la reubicación de la oficina.
La reubicación de la oficina llevará algún tiempo, así que hágalo con mucha anticipación, asigne aproximadamente un mes para toda la preparación. ¿A qué puntos debería prestar especial atención?
✔ Si la empresa es bastante grande y cuenta con una gran plantilla, es recomendable preparar con antelación un plan de gestión para un evento tan responsable. Es necesario identificar las tareas prioritarias, determinar el presupuesto, designar empleados responsables de todos los puntos y, lo más importante, designar un coordinador para todo el proceso de mudanza. Es él quien se hará cargo de las tareas principales y secundarias. Asegúrese de notificar a los clientes que planea mudarse a una nueva oficina.
✔ El siguiente paso es firmar un acuerdo con la empresa de mudanzas de su elección. Además de las operaciones de carga y descarga y el transporte de la propiedad hasta el punto de destino, se pueden agregar cláusulas adicionales al contrato. Por ejemplo, desmontar y ensamblar muebles, colocarlos en una nueva habitación, conectar los servicios públicos y el equipo estacionario, limpiar las instalaciones después de la mudanza.
✔ Haga una lista completa de la propiedad involucrada en la mudanza. Definitivamente será necesario para atraer profesionales de una empresa de transporte y ayudará a evitar confusiones al mudar una oficina por su cuenta. Deshágase de todas las propiedades innecesarias: véndalas, almacénelas o deséchelas. No hay necesidad de perder dinero ni tiempo en el transporte de cosas innecesarias.
✔ Prepare documentación que refleje el plano de su futuro local, ubicación de los lugares de trabajo de los empleados en un nuevo lugar, donde se instalarán muebles y computadoras en la nueva oficina. Esto te ahorrara mucho tiempo.
✔ Puede adquirir todo el material de embalaje y las cajas de cartón necesarios en la propia empresa de transporte. Empaque todos los artículos personales en cajas. Asegúrese de marcar con pegatinas. Es recomendable que los empleados emitan una nota de instrucciones sobre cómo hacer esto correctamente.
✔ Desconecte las computadoras y otros equipos de la fuente de alimentación. Esto lo hace solo un especialista: un administrador del sistema.
✔ Haga listas de todas las personas involucradas en la mudanza. Prepare pases con anticipación para todos, si es necesario. Enumere todos los vehículos involucrados en la reubicación de la oficina. Asegurar el paso sin obstáculos al lugar de carga / descarga.
El traslado de la oficina de la empresa es un hecho bastante serio. Pero, como puede ver, con el enfoque y la organización adecuados, todos los costos se pueden minimizar. Para ello, basta con planificar correctamente el proceso, y se minimizarán las molestias asociadas a la mudanza tanto para los empleados como para los clientes de la empresa.
