Toda empresa que se precie debe tener su propio servicio de prensa. Es ella quien debe formar la imagen de la empresa y crear una reputación competente para ella. ¿Cómo organizar adecuadamente el trabajo del servicio de prensa?
Instrucciones
Paso 1
A la hora de organizar un servicio de prensa, es necesario definir claramente por qué se está formando, qué tareas se realizarán, cómo participará en el desarrollo de la empresa.
Paso 2
El personal del servicio de prensa puede estar formado por una o varias personas; todo depende del tipo de organización a la que sirve. Cuanto mayor sea la empresa, mayor será la plantilla del grupo de prensa. Normalmente, en las grandes organizaciones, los servicios de prensa forman parte del departamento de relaciones públicas. En las pequeñas empresas, las funciones del jefe del departamento de relaciones públicas y el responsable de las relaciones con la prensa pueden combinarse con una sola persona. A pesar de que el servicio de prensa suele actuar como representante de la organización, debe recibir todas las instrucciones del jefe del departamento de relaciones públicas, quien, a su vez, es responsable ante su gestión.
Paso 3
Es importante que cada empleado del servicio de prensa sea responsable de su propia gama de responsabilidades. Así, el jefe del servicio de prensa es plenamente responsable del trabajo del departamento, dirige personalmente las ruedas de prensa y organiza un programa cultural para periodistas.
Paso 4
Las responsabilidades del oficial de enlace de prensa incluyen la preparación de materiales para la prensa, la respuesta a las consultas de la prensa y el seguimiento de los medios. También toma, si es necesario, medidas para corregir los errores en las declaraciones o hace las refutaciones apropiadas. Aunque el enlace de prensa generalmente actúa como representante de la organización, es mejor que el jefe de la organización hable en nombre de la organización en asuntos importantes.
Paso 5
El servicio de prensa también cuenta con un grupo de acreditación que emite tarjetas de acreditación a los periodistas, prepara y entrega un paquete informativo de documentos a los periodistas, etc.
Paso 6
El servicio de prensa también puede tener su propio grupo creativo, que puede incluir sus propios corresponsales, reporteros de televisión y camarógrafos. Deberían poder preparar de forma independiente material para las oficinas editoriales de los medios de comunicación. Además, en algunas organizaciones, dicho grupo puede participar en la publicación de su propio periódico corporativo.
Paso 7
Las grandes empresas y agencias gubernamentales también pueden tener un grupo analítico que incluye un revisor. Su tarea es monitorear y analizar la cobertura de ciertos problemas en las páginas de periódicos y revistas, en programas de televisión y radio, y determinar la calidad de esta cobertura. Además, en preparación para la conferencia de prensa, el observador debe formular el tema del problema, la historia del tema, preparar varios tipos de referencias y memorandos.
