El flujo de documentos en contabilidad es la preparación o recepción de documentos contables primarios, su movimiento ordenado por divisiones, aceptación para contabilidad, procesamiento obligatorio y posterior transferencia al archivo. En las organizaciones, el movimiento de documentos está determinado por el programa de flujo de documentos.
Para todos los documentos primarios en contabilidad, hay varias etapas de flujo de trabajo. El primero y principal es la preparación de un documento contable inmediatamente en el momento de una transacción comercial o inmediatamente después de su finalización. El registro de la operación de la actividad económica se realiza de acuerdo con los requisitos establecidos. Todos los funcionarios que crearon y firmaron los documentos primarios son responsables de la exactitud de la información contenida en estos documentos.
La segunda etapa es la transferencia de los documentos contables primarios completos al departamento de contabilidad. El contador está obligado a verificar su contenido, integridad y corrección de la redacción, y luego realizar una verificación aritmética. Además, se procesan los documentos contables primarios. Al mismo tiempo, los indicadores naturales se convierten en medidas monetarias. Este proceso se llama impuestos o fijación de precios.
Luego se seleccionan los documentos de acuerdo a su contenido económico (por ejemplo, nómina, recibos y egresos de productos terminados, etc.) y se pasa la imputación. En esta etapa, indican la correspondencia de las cuentas contables para esta transacción comercial. Además, el documento contable principal y la información contenida en él sobre la transacción comercial se ingresan en el registro contable. Luego, los documentos deben enviarse al archivo para su almacenamiento.
Es responsabilidad del jefe de contabilidad elaborar cronogramas y esquemas de flujo de trabajo basados en los detalles de las actividades económicas de la organización. El horario debe ser aprobado por el jefe de la organización. No existe una forma unificada para tal documento. Sin embargo, hay puntos principales que se deben tener en cuenta a la hora de compilarlo: el cronograma del flujo de trabajo debe reflejar el número óptimo de departamentos para aprobar cada documento primario y determinar el mínimo de su presencia en cada departamento.
Este acto regulatorio local se elabora en forma de diagrama o lista de documentos contables primarios que deben presentar las divisiones. Es imperativo indicar los artistas intérpretes o ejecutantes; reflejar qué documentos deben intercambiar las divisiones y en qué plazo. Un flujo de trabajo organizado de manera eficiente asegura la ejecución oportuna de los estados financieros.
Los empleados de la organización están obligados a cumplir con los plazos establecidos para el flujo de documentos. El jefe de contabilidad supervisa el cumplimiento del cronograma.
