La correspondencia comercial requiere delicadeza, especialmente cuando se trata de cartas al proveedor, porque el motivo de la apelación puede ser un incumplimiento no solo de sus obligaciones, sino también de su organización.
Instrucciones
Paso 1
Si es la primera vez que se comunica con un proveedor con la intención de solicitarle productos, utilice el formulario de reclamación de envío estándar de la organización. Si esta declaración no se publica electrónicamente en el sitio web de la organización, escriba una carta en estilo libre.
Paso 2
En el caso de pedir varios tipos de productos en diferentes cantidades, realizar el pedido en forma de tabla indicando el nombre, artículo, color del producto, si es necesario. Escriba las obligaciones de pago de los bienes solicitados, proporcione al proveedor los detalles de su organización, en función de estos datos, el proveedor redactará un contrato. Al final de la carta, exprese sus esperanzas de una mayor cooperación mutuamente beneficiosa.
Paso 3
Si su carta al proveedor se refiere al cumplimiento indebido de sus obligaciones contractuales, entrega tardía de bienes o bienes de calidad, grado o tipo incorrectos, utilice las frases "Le informamos con esta carta …", "Le informamos… ". Indique claramente la razón por la que no puede aceptar el artículo enviado. Consulte el contrato o solicitud de contrato, que indica cuántas unidades y qué tipo de bienes debería haberle enviado el proveedor. En este caso, al proveedor le resultará más fácil corregir su error.
Paso 4
Si su carta se refiere a la imposibilidad de pagar los bienes dentro del plazo establecido por el contrato, notifique al proveedor de la forma más suave, pero al mismo tiempo oficial. Utilice las frases "Pedimos disculpas por la demora en el pago …", "Debido a las circunstancias actuales, no podemos pagar las facturas antes …".
Paso 5
Dígale a la contraparte exactamente cuándo tiene la intención de saldar la deuda con él, y que su organización garantizará el cumplimiento de esta obligación. Al final de la carta, exprese su esperanza de que este episodio no afecte su relación a largo plazo.
