Recientemente, ha habido una tendencia en las empresas a pasar de la gestión funcional a la gestión de procesos, en relación con lo cual el papel de la descripción y formalización correctas de los procesos empresariales está aumentando significativamente. Solo después de completar estas acciones podemos hablar de optimizar los procesos comerciales como medio para aumentar la eficiencia de la empresa.
Es necesario
Herramienta CASE que permite formalizar un proceso empresarial en notación gráfica
Instrucciones
Paso 1
La primera es formular de manera concisa y precisa el nombre del proceso descrito, que debe ser comprensible y reflejar la esencia general de la secuencia de acciones que conforman el proceso empresarial. Por ejemplo, en lugar de “Presentar una solicitud para la fabricación de un producto a producción y control de su ejecución”, basta con nombrar el proceso “Control de producción del producto”. El segundo es desglosar correctamente todo el proceso descrito en tareas más pequeñas (“atómicas”) o funciones de subproceso y decidir la secuencia de su implementación. Con tal división, el proceso descrito será el proceso de nivel superior. La granularidad del proceso de alto nivel puede variar, pero debe ser adecuada para la comprensión de la audiencia que utilizará su descripción.
Paso 2
Hay varias formas de describir un proceso empresarial. El más popular de ellos es el gráfico, con la ayuda de diagramas hechos en varias notaciones (la notación es un conjunto de símbolos para denotar algo).
Los tipos más comunes de notaciones para describir procesos de negocios son IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), etc.
Como ejemplo, centrémonos en un diagrama realizado en notación BPMN (Business Process Modeling Notation) utilizando la herramienta CASE de PowerDesigner (Fig. 1). Los principales elementos del diagrama son:
1. "Proceso" (función): un rectángulo redondeado en las esquinas;
2. "Transición": una flecha que conecta los procesos;
3. "Solución": un rombo que contiene una pregunta que solo puede responderse "Sí" o "No";
4. Condiciones: expresiones textuales bajo las cuales se lleva a cabo la transición de una función a otra. Las condiciones siempre se incluyen entre corchetes. A veces es útil dividir el diagrama en "Pistas": secciones verticales u horizontales que representan los departamentos de la empresa o las personas responsables de una función específica. En este caso, el icono de esta función debe estar dentro de su sección. Además de los elementos enumerados, el diagrama también puede contener una lista de datos que son de entrada o salida al proceso, así como enlaces a las reglas o regulaciones según las cuales esta o aquella función se realiza. En la figura 1 se muestra un ejemplo de la descripción del proceso empresarial "Control de producción del producto". Es fácil ver que este diagrama es muy similar al diagrama de flujo del algoritmo para resolver el problema.
Paso 3
Una descripción gráfica de un proceso también se puede complementar con una descripción textual de sus funciones de subproceso en forma de una tabla que contiene las siguientes columnas: nombre del proceso, departamento (propietario del proceso), descripción del proceso, resultado de la ejecución del proceso. En la figura 2 se muestra un ejemplo de tal descripción. Si se espera una mayor optimización del proceso comercial descrito, entonces se puede agregar otra columna a la tabla que describe las dificultades o deficiencias de las funciones de subproceso actualmente realizadas.
