Una carta comercial es el elemento principal de la correspondencia comercial. La imagen positiva de la empresa depende de la alfabetización del documento elaborado. Las cartas comerciales están escritas por secretarias y asistentes ejecutivos de la empresa.
Redactar una carta comercial
Escribir una carta comercial necesariamente tiene un objetivo: ofrecer cooperación, aumentar las ventas a la organización, acelerar el proceso de pago de bienes, hacer reclamos, agradecer algo, cerrar un trato, felicitar. La carta debe estar redactada con un propósito específico y debe expresarse tanto como sea posible en ella. Asegúrate de conocer los detalles de la empresa a la que vas a enviar la carta. Necesita saber lo máximo sobre un socio potencial.
A menudo, las empresas envían muchas cartas ofreciendo bienes o servicios, pero al mismo tiempo hay un mínimo de información sobre los destinatarios. Este es el principal error de todos los empresarios novatos. Después de todo, siempre es más agradable para el destinatario de una carta saber que se dirige personalmente. Dirigirse a una persona por su nombre es la base de una carta de ventas exitosa, por ejemplo. E incluso si no conoce el nombre del destinatario, en cualquier caso, no puede escribir la posición de la persona en una versión abreviada al referirse a él.
Diseño de carta comercial
Idealmente, cada empresa tiene su propia marca. En él se redacta una carta comercial. El membrete siempre contiene el nombre de la organización, ubicación real y legal, contactos, sitio web, dirección de correo electrónico, logotipo y otra información sobre la organización. Márgenes de las cartas comerciales: inferior, superior, derecho e izquierdo tienen tamaños estándar. El margen izquierdo es de 3 cm ya que todos los documentos se envían al archivo. Margen derecho - 1,5 cm. Hendidura superior e inferior: 1 cm.
Cada carta comercial comienza con un título corto y pegadizo en el medio. El título ciertamente revelará el contenido del texto. El encabezado de la carta comercial contiene: el nombre de la empresa destinataria con el nombre completo, así como la posición de la persona destinataria (en la esquina superior derecha). La esquina superior izquierda debajo del encabezado es un lugar para indicar el número y la fecha de la letra de registro (saliente). Si se escribe una carta comercial como carta de respuesta, debe indicar a qué documento responde esta carta. El encabezado de una carta comercial se indica después de la fecha y el número del documento. La firma del remitente se indica al final de la carta. Además, se debe escribir el nombre completo y el cargo.
Si la carta contiene datos financieros sobre la empresa, la firma del jefe de contabilidad también debe estar en la parte inferior. El orden de las firmas es el siguiente: primero, la firma del director general y, a continuación, el jefe de contabilidad. Además, al final de la carta, se coloca el sello oficial de la organización en la firma. El tamaño 12 de Times New Roman y el espacio simple es el estándar para la correspondencia comercial formal. Es costumbre enviar una carta comercial, que es una propuesta seria, por correo y no por fax o correo electrónico. El mensajero entrega personalmente la carta al gerente o secretaria. Dicha carta debe entregarse en un sobre grande de la empresa, que se imprime mediante método tipográfico. Todo esto trabaja para crear una imagen favorable de la empresa.
