Cada organización debe realizar un seguimiento de todas las transacciones comerciales. Como regla general, cualquier movimiento se elabora mediante documentos de respaldo, que son contables. Es sobre la base de dicha documentación que se basa la contabilidad. ¿Qué es la documentación contable en general y por qué es necesaria?
Toda la documentación contable se elabora en formularios unificados, es decir, en formularios que establece la ley. En caso de que el formulario no sea proporcionado por las autoridades superiores, los documentos se redactan en cualquier forma. Los documentos contables deben contener necesariamente el nombre, la fecha de compilación, los detalles de la organización, el contenido de la operación, los nombres de los puestos de los empleados y sus firmas.
La esencia de los documentos contables es reflejar todas las transacciones comerciales realizadas por la organización, así como simplificar los impuestos y la contabilidad. Toda la información contenida en los documentos contables debe ser confiable y comprensible. Por ejemplo, si elabora un estado contable, entonces el contenido de la operación no debe escribirse de manera demasiado encubierta, su esencia debe establecerse clara y claramente.
Los documentos deben ser redactados por el gerente o una persona que sea aprobada por orden del director. Los documentos contables se elaboran el día en que se completó la operación o después de su finalización. Por ejemplo, a principios de mes se consume combustible, y esto se hace durante cada día durante treinta días. El contador puede calcular el consumo de combustibles y lubricantes el primer día del mes siguiente y elaborar un estado contable.
No se permiten cambios en los documentos. En el caso de que observe algún error, deberá emitir una orden de corrección. Luego redacte otro documento, que en el futuro deberá reforzarse con el anterior.
Los documentos contables se pueden emitir tanto en papel como en formato electrónico. Pero si usa el último método, entonces, si es necesario, debe imprimir una copia, ya que es necesario para enviarla a las autoridades estatales, por ejemplo, a la oficina de impuestos.
