En el proceso de realización de actividades, los jefes de organizaciones realizan liquidaciones a través de la caja. Al mismo tiempo, deben observar la disciplina de efectivo, que está regulada por el Banco Central de la Federación de Rusia. El concepto de "transacciones en efectivo" incluye la recepción de fondos, almacenamiento y gastos. Todos estos movimientos deben formalizarse de acuerdo con la ley rusa.
Reglas para trabajar con la caja de la organización
Como regla general, el cajero debe trabajar con el cajero. Es con él que el director de la organización llega a un acuerdo sobre la responsabilidad total. Si no hay tal empleado en el personal, tanto un contador como el jefe de la organización pueden ser nombrados para su puesto.
Cada año, una persona jurídica debe acordar con el banco el límite del saldo de caja al final de la jornada laboral. Es decir, el efectivo debe mantenerse en la caja solo por la cantidad indicada en el cálculo. Puede tomar este formulario de su institución financiera, completarlo y enviarlo antes del nuevo año calendario. Si no lo hace, no tiene derecho a conservar los fondos en la caja de la organización.
Recepción de fondos al cajero
El dinero puede llegar al cajero de diversas fuentes, por ejemplo, de la cuenta de liquidación de la organización, de las contrapartes, de los fundadores, de las personas responsables, etc. En cualquier caso, deberá documentar el recibo de dinero en documentos, para ello utilice la orden de recibo de efectivo (formulario No KO-1). Necesita redactar un documento en una sola copia. Debe entregar la parte desprendible, firmada por el cajero y el jefe de contabilidad, a la persona que depositó el dinero.
La orden de recibo de efectivo se archiva en el informe de caja y se registra en el libro de la caja registradora (formulario n. ° KO-3).
En contabilidad, debe realizar las siguientes entradas:
- D50 K51 - los fondos se recibieron en la oficina del cajero de la cuenta corriente de la organización;
- D50 K62 - se recibieron fondos de las contrapartes al cajero;
- D50 K71 - se recibieron fondos de la persona responsable al cajero;
- D50 K75 - los fondos se recibieron en la oficina del cajero del fundador
- D50 K90.1 - se recibieron fondos en el cajero como resultado de la venta.
Emisión de fondos de caja
Todos los movimientos de efectivo también deben documentarse y reflejarse en los registros contables. Para hacer esto, use una orden de gastos en efectivo (formulario n. ° KO-2). Los fondos se pueden usar para pagar salarios, emitir montos de presentación, depositar fondos en una cuenta corriente, etc. El documento de gastos completo debe registrarse en el libro de la caja registradora y archivarse en el informe de caja.
En la contabilidad de caja, realice las siguientes entradas:
- D70 K50 - se pagaron salarios a los empleados de la organización;
- D71 K50 - se han emitido fondos para la presentación;
- D60 K50 - se entregaron fondos al proveedor por los bienes.
Si la organización tiene varias cajas registradoras, por ejemplo, en el caso de varias divisiones, la empresa debe tener un cajero jefe. Es él quien completa el libro de contabilidad del efectivo recibido y emitido por el cajero (formulario No KO-5). Todas las transacciones realizadas con la participación de la caja deben estar reflejadas en el libro de caja (formulario No KO-4). Al final del período del informe, el libro está cosido, numerado y sellado con los sellos de la organización y la firma del jefe y el jefe de contabilidad.
Persona responsable
La persona responsable es la persona a quien se emitieron los fondos desde la caja. Esta persona solo puede ser un empleado de la empresa. Debe contabilizar la cantidad recibida.
Existen los siguientes requisitos para la emisión de fondos contables:
- la persona responsable debe informar sobre la cantidad recibida dentro de los tres días posteriores al final del período especificado en el comprobante de gastos o en la orden del administrador sobre la emisión de fondos;
- debe presentar documentos que confirmen el gasto de efectivo (cheques, recibos, facturas, etc.). Si los fondos no se gastan todos, la persona responsable debe devolverlos;
- Está prohibido transferir fondos contables a un empleado de otro.
Al devolver los documentos de respaldo, el responsable debe saber que los recibos, cheques, facturas deben completarse correctamente, los costos deben estar justificados económicamente.
