Las empresas comerciales o industriales almacenan artículos de inventario en almacenes especialmente equipados. Si la empresa es grande, la cantidad de unidades de almacenamiento puede ser de cientos de miles o incluso millones. Por lo tanto, es muy importante organizar adecuadamente la contabilidad del almacenamiento y movimiento de los activos materiales en el almacén.
Equipo de almacén
Antes de que lleguen los bienes materiales que requieren colocación y almacenamiento, es necesario buscar una sala especial para un almacén y equiparlo con todo el equipo necesario, dependiendo de qué mercancías se almacenarán en el almacén. El equipo especial garantizará su seguridad.
Luego, debe contratar comerciantes especializados que se encargarán de recibir y almacenar el inventario. Con cada uno de ellos, es necesario concluir un acuerdo adicional sobre responsabilidad material, luego de lo cual instruirlos y familiarizarlos con el procedimiento para llevar registros y con aquellos documentos y formularios de acuerdo con los cuales se registran los valores materiales. Si el volumen de existencias en el almacén es grande, no puede prescindir de computadoras y software especializado. Sin embargo, es mejor introducir la contabilidad automatizada de activos materiales en un almacén de una empresa comercial en cualquier caso.
Organización de la contabilidad de almacén
Las personas materiales mantienen registros de los productos y mercancías en el almacén de acuerdo con las reglas de almacenamiento por tipo y grado. La contabilidad, según el tipo de bienes, se puede realizar tanto en términos cuantitativos como monetarios. En este caso, para cada número de lista de existencias de mercancías, se llena una "Tarjeta de contabilidad de almacén", su emisión a las personas materialmente responsables se realiza contra firma en una revista separada o registro de tarjetas de emisión.
Se emiten tarjetas separadas para las mercancías almacenadas desde el año pasado y recibidas en el almacén en el año en curso. Cada tarjeta indica la ubicación de almacenamiento de este producto, indicando el número de almacén y estantería. La contabilidad se puede realizar no con tarjetas, sino en "Libros de contabilidad de almacén" especiales.
Responsable del almacenamiento: el gerente del almacén debe realizar cambios en las tarjetas de contabilidad diariamente sobre la base de documentos únicos, mostrando el resto después de cada entrada. Es su responsabilidad elaborar estados de gastos de los activos materiales, sus datos deben ingresarse en tarjetas cerradas a más tardar el primer día del mes siguiente al mes de reporte.
El gerente del almacén monitorea constantemente la situación e informa a la gerencia sobre la disminución en el stock requerido de mercancías o, por el contrario, sobre su cantidad excedente. Cada mes, presenta al departamento de contabilidad de la empresa un "Informe sobre el movimiento de activos materiales" con el adjunto de los documentos primarios que confirman la recepción y el consumo de bienes.
