Mucho depende de la correcta organización de la contabilidad del almacén. Los almacenes deben suministrar rápidamente la producción con materiales, completar con productos terminados, enviar, etc. Y para ello, es necesario brindar información completa sobre la disponibilidad o movimiento de mercancías a tiempo. Puede tener en cuenta la mercancía en unidades de medida, piezas o en paquetes. La contabilidad de lotes también es aceptable.
Instrucciones
Paso 1
Elija el método de contabilidad de almacén más adecuado para usted: varietal o lote.
Paso 2
Con el método clasificado, las mercancías se almacenan en el almacén por su nombre. Para facilitar la contabilidad, es conveniente asignar un número de stock (artículo) a cada uno de sus tipos. Cada producto recién recibido se agrega al producto del mismo nombre. Las personas responsables deben mantener registros de las mercancías en especie (por ejemplo, en kilogramos, en paquetes o en piezas). La contabilidad se lleva a cabo sobre la base de los documentos de mercancías entrantes y salientes en revistas especiales (en papel o en formato electrónico).
Paso 3
Con el método por lotes, cada lote recién recibido se almacena por separado de los productos recibidos anteriormente. Se ingresa una tarjeta de contabilidad especial, que indica la cantidad de productos en el lote y la fecha de recepción. Este método es aceptable cuando se contabilizan productos a granel o si el almacén maneja solo un tipo de producto.
Paso 4
Las mercancías se despachan según las facturas, que indican el destinatario, la fecha de envío, el nombre (artículo), la cantidad y el coste. Si se encuentran productos defectuosos, se redacta un certificado de cancelación. Cualquier movimiento de mercancías debe estar documentado.
Paso 5
Todos los documentos del almacén se envían al departamento de contabilidad, donde se verifican y registran en términos cuantitativos y monetarios o se cancelan del registro (si el documento es un gasto). Para garantizar la precisión de la contabilidad, es aconsejable mantener los registros contables y de almacén en paralelo y conciliar los datos periódicamente.
Paso 6
Si la gama de productos es amplia, debe organizar un sistema de almacenamiento de direcciones. En este caso, todo el almacén se divide en celdas con números únicos (se pueden usar designaciones alfanuméricas) y la dirección en la que se almacena el artículo se indica en la tarjeta de contabilidad del producto. Este método le permite encontrar rápidamente el producto que busca y también facilita la realización de inventarios.
Paso 7
Se debe realizar un inventario completo al menos una vez al año. Pero para una contabilidad más precisa, es recomendable realizarla al menos una vez al mes. El inventario es un procedimiento para conciliar la disponibilidad real de bienes (mediante recuento físico) y los datos contables. Con base en los resultados de la conciliación, los datos contables se ajustan si hay discrepancias.
